Les demandes de place, et le dossier des familles

Les demandes qui arrivent par e-mail, et ce qu’elles coûtent

Une demande de place arrive aujourd’hui par e-mail ou par téléphone, souvent incomplète. Il faut rappeler pour obtenir la date de naissance, relancer pour l’avis d’imposition, retrouver le message trois semaines plus tard, et recopier le tout à la main le jour où la famille est retenue. À douze berceaux et quelques dizaines de demandes par an, c’est plusieurs journées.

Un formulaire sur votre site, en un copier-coller

Bulléo vous donne un formulaire à poser sur votre propre site, aux couleurs de votre crèche. La famille le remplit en cinq étapes, depuis son téléphone si elle veut, et dépose ses pièces au passage.

• L’enfant : son identité, sa date de naissance, ou son terme prévu s’il n’est pas né.
• Les deux parents, leurs coordonnées, leur situation et leurs ressources.
• Les horaires souhaités, en accueil régulier ou occasionnel.
• Les pièces que vous exigez, déposées directement dans votre espace privé.
• Le consentement de la famille, horodaté.

Une chose n’est pas demandée dans ce formulaire : les allergies. Une allergie s’établit par un protocole signé par un médecin, pas par une case cochée par un parent pressé. La lire dans une demande donnerait à la crèche l’illusion d’être informée alors qu’aucun protocole n’existe. Elle se saisit à l’admission.

Vous chiffrez avant d’accepter

Depuis le dossier, vous produisez une estimation du coût mensuel pour cette famille : sa mensualité selon ses ressources et le régime qui la concerne, les frais d’inscription et la caution si vous en demandez. La famille sait à quoi s’attendre, et vous ne découvrez pas au moment du contrat que le tarif ne lui convient pas.

La famille sait où en est sa demande

Dès qu’elle a envoyé son dossier, la famille reçoit un accusé de réception avec un lien qui reste valable : elle y suit l’avancement sans vous appeler. Ce lien montre peu de choses à dessein : pas ses revenus, pas son numéro d’allocataire, aucune de ses pièces. C’est ce qui rend un lien permanent défendable.

Et il n’annoncera jamais un refus de place. Ça, ça se dit au téléphone.

Accepter crée tout le dossier

Quand vous retenez une famille, vous n’avez rien à recopier : l’enfant, les parents, le foyer et les liens entre eux sont créés, les pièces déjà déposées sont rattachées aux bonnes personnes, et un contrat d’accueil en brouillon reprend les horaires demandés. Vous relisez, vous ajustez, vous activez.

Les papiers qui manquent, réclamés et relancés

Un dossier de famille, c’est une liste de pièces, et c’est la même liste du formulaire d’inscription jusqu’à la facturation. Bulléo voit ce qui manque, le réclame à la famille, et relance à la cadence que vous avez fixée.

• Des campagnes automatiques sur les pièces qui reviennent : vaccins, avis d’imposition.
• Une relance dont vous choisissez le rythme, pièce par pièce.
• Un vaccin validé en un clic quand le carnet est déposé.
• Une famille sans l’application dépose ses papiers par un simple lien reçu par e-mail.
• L’état du dossier visible d’un coup d’œil, sur la fiche de la famille et au contrat.

Et ensuite, le lien au quotidien

Une fois la famille inscrite, c’est la même application qui prend le relais : les transmissions de la journée, les photos envoyées selon les autorisations données, la messagerie avec l’équipe, les documents à signer et les factures. Vous n’avez pas un outil pour recruter les familles et un autre pour les accompagner.

Vos questions sur les inscriptions