La facturation d’une micro-crèche, du contrat au règlement

Ce qui rend la facturation d’une micro-crèche pénible

Facturer une micro-crèche, ce n’est pas multiplier des heures par un tarif. C’est tenir, pour chaque famille et chaque mois : une mensualité calculée sur une année d’accueil, des heures de dépassement, des jours de carence avant qu’une absence pour maladie soit déduite, une période d’adaptation facturée à part, et un tarif qui dépend des revenus et du nombre d’enfants à charge.

Fait à la main dans un tableur, chaque mois, pour douze familles, c’est une soirée, et une erreur finit toujours par passer. Pire : elle passe dans le bon sens pour vous une fois sur deux, et une famille qui s’en aperçoit ne vous le pardonne pas.

Les trois façons de facturer, dans le même logiciel

Vous n’avez pas à choisir un logiciel par régime :

• PAJE avec le CMG : le cas de la plupart des micro-crèches. Vous fixez votre tarif, la famille est aidée par la CAF, et Bulléo produit l’attestation dont elle a besoin chaque mois.
• PSU : le barème national officiel, avec le taux d’effort qui dépend des revenus et du nombre d’enfants. Il est mis à jour chaque année, vous n’avez rien à ressaisir.
• Votre propre tarif : une grille à vous, au taux horaire, à la journée ou par tranches de revenus, avec vos propres seuils.

Si votre mode de financement change un jour, vous changez un réglage, pas de logiciel.

Le calcul part des heures qui ont été pointées

Le lien entre le pointage et la facture est ce qui fait gagner la soirée. Quand une arrivée est pointée à la tablette de l’entrée, elle est déjà dans le calcul du mois. Vous ne recopiez rien, et surtout : ce qui a été facturé reste attaché aux heures qui l’ont justifié, même si le contrat change plus tard.

• La mensualité prévue au contrat, lissée sur l’année d’accueil.
• Les heures faites en plus de l’horaire prévu, comptées à part.
• Les absences déduites selon vos règles, avec les jours de carence.
• La période d’adaptation facturée comme vous l’avez décidée.
• Les créneaux réservés en accueil occasionnel : réservé, donc dû, et supprimer la réservation annule la somme.

Le 1er du mois, les factures sont déjà faites

Vous n’avez rien à lancer. Le 1er, les factures du mois précédent sont préparées pour toutes vos familles, et elles vous attendent sur la page Factures, regroupées par famille, avec le total dû et ce qui reste à encaisser. Vous relisez, vous corrigez si besoin, vous envoyez.

Ce n’est acceptable que parce que le logiciel vous dit aussi ce qui cloche. Un automatisme muet ferait passer un contrat oublié à la trappe sans que personne ne le voie.

Cinq contrôles avant que vous envoyiez

En haut de la page, cinq bandeaux s’allument quand quelque chose ne va pas :

• Un contrat actif qui n’a pas de facture ce mois-ci.
• Une famille qui n’a pas de compte de facturation, donc personne à qui adresser la facture.
• Un compte sans adresse de contact : la facture ne partirait nulle part.
• Un contrat sans date de fin, qui facturera indéfiniment.
• Une caution encaissée et jamais rendue : le seul des cinq qui ne parle pas de facturation, mais d’argent que vous détenez.

Savoir qui a payé

Une facture envoyée n’est pas une facture réglée. Chaque famille a son compte : ce qui lui a été facturé, ce qu’elle a versé, ce qui reste. Un virement, un chèque, un prélèvement se saisit une fois et se rattache à sa facture, y compris quand la famille paie en deux fois, ou quand un prélèvement revient rejeté.

• Les mandats SEPA, signés par la famille depuis son téléphone.
• Le fichier de prélèvement à déposer sur votre espace bancaire.
• Le rapprochement facture par facture, paiement partiel compris.
• Les impayés visibles, et les sommes que vous avez renoncé à recouvrer, notées comme telles.

Les attestations et ce qui part à la CAF

L’attestation CMG mensuelle et l’attestation fiscale annuelle sont remplies à partir des factures (mois, heures, montant) et portent votre logo, votre cachet et votre signature. La déclaration mensuelle CMG est produite au format exact que la CAF impose. Le fichier FILOUE s’exporte depuis la page Factures, prêt à être déposé sur le portail de la CNAF.

Ce que Bulléo ne fait pas encore

Nous préférons le dire que vous le laisser découvrir : les parents ne peuvent pas encore régler en ligne par carte depuis l’application, Bulléo ne va pas chercher les ressources des familles directement auprès de la CAF : vous les saisissez, et le fichier FILOUE se dépose à la main sur le portail de la CNAF. Ces trois points sont sur notre feuille de route, et nous ne les vendons pas comme faits.

Vos questions sur la facturation